1. 教程目的
帮助外贸从业人员掌握专业外贸商务函电的撰写规范与沟通技巧，遵循有效沟通原则，确保函电信息清晰、简洁、得体，提升商务沟通效率与合作转化率。
2. 适用范围
适用于外贸新人函电写作培训，覆盖开发信、询价函、报价函、订单确认函、催款函等常见外贸沟通场景的函电撰写。
3. 核心操作步骤
- 函电撰写核心原则
- 6C原则：遵循清晰（Clear）、积极（Constructive）、简洁（Concise）、正确（Correct）、礼貌（Courteous）、完整（Complete）原则，确保函电信息准确且易于理解。
- 有效沟通目标：实现“被接收、被理解、被接受、使对方采取行动”，避免冗余信息，直指核心需求。
- 通用结构框架
- 开篇目的：首段简洁说明写信原因（如客户开发、询价回复、订单确认等），让收信人快速明确函电核心意图。
- 细节说明：第二段补充核心信息，如产品规格、价格条款、交货期、单据要求等，可分点清晰呈现（避免大段文字）。
- 结尾行动：明确表达期待的后续行动（如要求报价、确认订单、回复意见等），附上联系方式，保持礼貌收尾。
- 常见函电撰写技巧
- 开发信：简洁介绍公司与产品优势，避免冗长公司介绍，可附产品目录链接，明确邀请客户询价，控制篇幅在3-5句话。
- 报价函：明确产品名称、规格、数量、单价、总价、付款方式、交货期等核心信息，可附上样品、检测报告等附件增强说服力，注明报价有效期。
- 催款函：礼貌提醒款项金额与付款期限，说明延迟付款的影响，避免强硬语气，可提供付款凭证便于客户操作。
- 优化与校验要点
- 语言优化：使用专业且简洁的商务英语，避免口语化表达，首次出现的专业术语需明确，确保语法与拼写无误。
- 附件规范：重要信息（如产品参数、检测报告）可整理为附件，函电中注明附件名称，便于客户查阅。
- 发送前校验：核对收信人邮箱、函电主题（清晰明确，如“Quotation for XX Product”），确认核心信息无遗漏后发送。
4. 注意事项
- 及时回复：收到客户函电后建议24小时内回复，避免延误合作时机，若需延迟回复需提前告知客户。
- 语气把控：根据沟通场景调整语气，拒绝客户需求时需委婉说明原因，保持合作诚意；催款时兼顾礼貌与明确性。
- 档案留存：所有商务函电需分类留存，建立客户沟通档案，便于后续追溯合作历史与需求对接。